Čeká vás videohovor a vy přemýšlíte, jak udělat dojem na kolegy nebo třeba obchodního partnera? Minimálním předpokladem je správná etiketa, která je v určitých bodech pro videohovory specifická. Pokud si ale budete jistí svým výstupem, můžete se plně soustředit na předání informací druhé straně. Jaké jsou tedy základní prvky etikety videohovorů?

Začátek hovoru

Jestliže se účastníci videohovoru neznají a nejedná se o příliš velkou skupinu, je na místě alespoň krátké představení každého účastníka. Pro pořádek a celkový spád hovoru je také dobré pověřit konkrétní osobu vedením celé online schůzky. Jejím úkolem bude celý hovor řídit, moderovat ho a bude též předávat slovo účastníkům, aby měli prostor se vyjádřit, aniž by si vzájemně skákali do řeči. Díky tomu bude mít hovor lepší strukturu a rychlejší spád. Osoba vedoucí online schůzku bude rovněž udržovat předem danou osnovu probíraných témat. Jedině tato osoba by měla ovládat v konferenční místnosti přepínání mezi sdílením obrazovky, kamerou a chatovacím oknem.

Jak se při hovoru chovat a čeho se vyvarovat?

Digitální nástroje mají své problémy a výzvy, na které je možné se připravit a je tak možné jim předejít. Rádi bychom Vás zachránili před zbytečnými přešlapy při videohovorech, a proto sdílíme několik nejlepších tipů, které dělat nebo nedělat, za účelem úspěšného videohovoru.  

Otestujte svou kameru a mikrofon

Před začátkem konference si nechte dostatečnou časovou rezervu pro přípravu a kontrolu zařízení. Obzvláště důležité to je, pokud se přihlašujete z nového počítače nebo používáte aplikaci pro účel videohovorů poprvé. Při prvním spuštění na Vás vyskočí mnoho oken, které se budou dotazovat na povolení nejrůznějších funkcí. Zkontrolujte, jestli Vám funguje kamera, mikrofon i reproduktory. V případě problému zařízení restartujte a znovu aplikaci spusťte. Pokud to neuděláte předem a budete mít problém, ostatní budou muset čekat, až vše nastavíte. Pokud Vám něco nebude fungovat, budou se Vám kolegové chtít pomoct a může dojít k chaosu. Ušetřete všem čas a sobě navíc rozpaky tím, že se připravíte dopředu. 

Vyberte místo s dobrým osvětlením

Osvětlení je pro videohovory nezbytné, mějte proto na paměti, do jaké míry je prosvětlený Váš pracovní prostor. V ideálním případě zvolte místo s dostatečným přirozeným světlem, nicméně ostrému slunci se vyvarujte. Jak na kameře vypadáte můžete dopředu otestovat. Otevřete si test webové kamery nebo spusťte aplikaci, která kameru využívá a ujistěte se, že nejste příliš ve stínu nebo naopak přesvětlení. S prostředím můžete pracovat, například zatáhnout záclonu nebo rozsvítit lampu. Některé platformy pro videohovory také umožňují nastavení virtuálního pozadí. Je dobré ho využít v případě, že máte vlastní pozadí velmi rušivé.

Představte se, než začnete mluvit

Ačkoliv se se všemi účastníky hovoru velmi dobře znáte (například jste spolu každý den), představte se na začátku hovoru. Pomáhá to se spojením tváře a jména a usnadňuje to propojení vazeb v týmu, jež pracuje vzdáleně.

Bonus! Pokud se koná konferenční hovor bez videa, je žádoucí představovat se častěji. Ne každá Vás pozná podle hlasu, proto může být užitečné říct například „Mluví Petr, k tomuto bodu mě napadá, …“). Každý tak bude vědět, který z kolegů zrovna promluvil.)

Vhodně se oblékněte

Jednou z největších výhod práce na dálku je fakt, že se nemusíte převlékat ze svého pohodlného domácího oblečení. Pokud se však chystáte na videohovor, klienti nebo kolegové Vás uvidí při nejmenším od pasu nahoru. Nikdy však nevíte, kdy budete muset od stolu vstávat, proto doporučujeme si vzít i formální spodní díl oděvu. 

Ztište mikrofon, když zrovna nemluvíte

Je dobrým zvykem ztlumit si mikrofon kdykoli nemluvíte. Ostatní účastníky tak nebude rušit případný hluk v pozadí. Tento hluk zahrnuje Vaše psaní poznámek, hluk z ulice, křičící dítě, zpěv ptáků ze zahrady či jakékoli jiné rozptýlení. Pokud víte dopředu, že budete hovořit většinu času trvání hovoru, snažte se eliminovat hluk pozadí před samotným začátkem. 

Informujte své okolí o tom, že budete mít hovor

Už jsme mluvili o eliminaci rušivých elementů na pozadí, nicméně každý z nás jistě slyšel vtipné či trapné historky o tom, jak během pracovního videohovoru vešel do místnosti partner pouze ve spodním prádle, nebo o tom, jak se přiběhlo rozdováděné dítko pochlubit s novou hračkou.

Buďte připraveni na čas 

Mělo by to být samozřejmostí, avšak někteří lidé si myslí, že videohovory jsou méně oficiální než osobní schůzka. Nicméně pro toto rozlišování není odůvodnění. I videohovory mají svou hodnotu a jsou považovány za oficiální cestu, jak se s kolegy setkat online. 

Soustřeďte se

Videokonference (stejně jako všechny jiné schůzky) nejsou časem, kdy si můžete vyřizovat e-maily, procházet zprávy, sociální sítě nebo provádět jakoukoli jinou činnost, která není v dané situaci relevantní. V online prostředí může být složitější soustředit se, je to však velmi důležité, protože je těžší rozpoznat, co je podstatné a kdy je dobré vyjádřit svůj názor. 

Při videohovoru je také jednodušší rozpoznat, kdo nedává pozor. Pokud zapomenete ztlumit mikrofon, všichni účastníci uslyší, co se kolem Vás děje. Rozdíl se projeví ve Vaší tváři i tehdy, pokud zaujatě posloucháte kolegu, nebo si na monitoru čtete e-maily, nebo si prohlížíte oblíbený e-shop. Věnujte se schůzce na 100 % a vše ostatní udělejte, až skončí. 

Čemu je lepší se v rámci videokonference vyhnout?

Nikdy nezačínejte videohovor spontánně, bez předchozí domluvy

Existují jisté důvody, proč lidé nezvedají neplánované FaceTime hovory. Analogii lze hledat i v rámci pracovního prostoru. Překvapení videohovorem je zásadním přešlapem ve video etiketě. Jestliže je něco urgentní a Vy se chcete tomuto překvapení vyhnout, napište alespoň zprávu nebo email, kterým druhému nabídnete prostor a získáte výslovný souhlas. Pokud druhá osoba neodpovídá, zkuste nejprve zavolat a až po domluvě můžete přepnout na kameru. 

Nevyrušujte, když mluví někdo jiný

Tato skutečnost by měla být více než samozřejmá, poněvadž v reálném světě je to stejně důležité jako při videohovorech. Nepřerušujte ostatní, když mluví. Mohlo by to vyvolat zmatek a pocit neúcty. Po technické stránce navíc může obraz zůstat statický nebo může dojít ke zkreslení zvuku. 

Zakončení hovoru

Loučení se v online prostředí se může zdát poněkud zvláštní, avšak je vždy na místě se velmi slušně rozloučit, ačkoliv hovor nemusel vycházet úplně podle plánu. Komunikace v online prostředí není jednoduchá, ale můžeme se jí naučit. 

Důležité je rozloučení zejména osoby, která má videohovor v režii. Mělo by být srdečná a vděčné za vzornou spolupráci kolegů (navzdory tomu, že se někdy mohly vyskytnout drobné chyby). Není nutné, aby se každý účastník loučil verbálně skrze mikrofon, stačí užít řeči těla a kolegům zamávat. Ačkoliv to může působit zprvu infantilně, zamáváním vysíláme jasný a zdvořilý signál, že je schůzka u konce na rozdíl od pouhého kliknutí k ukončení meetingu.