Tvorba poznámek je dovednost, kterou můžete během své kariéry neustále zdokonalovat a rozvíjet. Vypisování si dobrých poznámek vám pomůže zapamatovat si důležité informace, stanovit priority úkolů a vytvářet záznamy klíčových nápadů, abyste se k nim mohli rychle vrátit kdykoliv, kdy potřebujete.

Proč je psaní poznámek důležité

Pořizování poznámek může být užitečným nástrojem pro zaznamenávání, zapamatování si a organizování důležitých informací. Zapisování nápadů, zadaných úkolů nebo jiných informací, vám pomohou usnadnit a zlepšit práci a zároveň vám pomohou se rychle vrátit ke všem dřívějším myšlenkám, které byste jinak mohli zapomenout.

Kdy byste si měli dělat poznámky?

Kdykoliv, když vás něco napadne a budete se chtít k myšlence později vrátit, když se bojíte, že byste na něco zapomněli, a především, když pracujete na více projektech zároveň a je toho na vás moc.

Během dne vám do mysli vstoupí spousta myšlenek a nápadů na řešení problémů, podněty, které se objeví na schůzkách, připomínky, které máte během prezentace. To vše si zapište, pokud se vám to jeví jako důležité a nechcete to zapomenout.

Při pohovorech, telefonátech nebo schůzkách si zapisujte vše, na co se chcete druhých dále dotázat. Nezapomeňte si zapisovat klíčové informace, které mohou být stěžejní po meetingu, ze kterého máte sepsat výstup nebo informační email kolegům.

Důležité by pro vás měly být také termíny schůzek, důležité události na vašem pracovišti nebo narozeniny vašich kolegů. Vše si pečlivě zaznamenejte do kalendáře, kde o poznámky nepřijdete.

Kdy se vyhnout psaní poznámek?

Pokud máte důležitou nebo citlivou schůzku, kde je důležitá osobní interakce, neměli byste si dělat poznámky. Pokud jste například na schůzce, kde se řeší závažná událost, ke které došlo ve společnosti, jednoduše se zaměřte na aktivní poslech, abyste nerozptylovali řečníka nebo ostatní v místnosti.

Pokud jste vedoucím na pohovoru, i zde buďte obezřetní. I když je pro vás důležité zapsat si klíčové informace o konkrétním kandidátovi, je slušnější směřovat pozornost prostřednictvím očního kontaktu a řeči těla. Najděte si rovnováhu mezi psaním poznámek a aktivním poslechem.

Dále pozor na technologie, především notebooky a mobilní telefony. Někteří to mohou považovat za rozptylování a je jim nepříjemné nebo rušivé neustále ťukání do klávesnice.

Nejlepší způsoby, jak si dělat poznámky?

Sto lidí, sto chutí. To platí o všem. Každému i ve psaní poznámek vyhovuje něco jiného. Pro někoho je užitečnější poznámkový blok, někdo upřednostňuje lepicí lístečky, jiní digitální technologie, aby myšlenky mohli rovnou sdílet s ostatními, ušetřili čas při přepisování z papírů nebo je lépe dohledali. Chcete-li zjistit, co vám bude vyhovovat nejlépe, zkuste si dělat poznámky jedním způsobem po dobu jednoho či dvou týdnů. Následující týden změňte metodu a vyhodnoťte, co je nejúčinnější. Existuje několik možností pro psaní poznámek, můžete použít jednu, dvě, nebo všechny: 

◾ Zápisník a pero

◾ Počítač nebo online dokument

◾ Software nebo aplikace pro vytváření poznámek

◾ Kalendář nebo organizátor (v papírové podobě nebo online)

◾ Malý poznámkový blok nebo rychlé poznámky

◾ Samolepicí post-it

Jak pořizovat a využívat organizované poznámky na schůzkách

I když se ke svým poznámkám nevrátíte, už jen to, že jste si je zapsali, vám může pomoci si je vybavit, tzv. je vidět a pamatovat si je.

Při psaní poznámek na schůzce postupujte uspořádaně, abyste se snadno vrátili k informacím, které potřebujete:

◾ Připravte se. Pokud používáte papír a tužky, mějte zápisník s dostatečně volným místem a alespoň dvě propisky. Pokud používáte notebook, ujistěte se, že je nabitý nebo si sedněte blízko zásuvky. ◾ Zároveň si předem projděte poznámky z minulého setkání nebo sesumírujte informace a podklady, na které byste mohli být dotázáni.

◾ Pokud nosíte brýle, nezapomeňte si je vzít s sebou. Také si sedněte tak, abyste dobře viděli a slyšeli přednášejícího.

◾ Zůstaňte soustředěni. I když máte hodně práce a jste zaneprázdněni, může se lehce stát, že během schůzky nebo prezentace myslíte na spoustu věci zároveň. Psaní poznámek vám pomůže zůstat soustředěným a organizovaným.

◾ Uspořádejte si myšlenky. Vytváření poznámek vám umožňuje upravovat, zpracovávat a aktualizovat informace o důležitých úkolech a projektech. 

◾ Pamatujte si důležité informace. Zapisování informací vám pomůže později si je vybavit a zapamatovat. Když si budete dělat poznámky na schůzce nebo během prezentace, informace, které si chcete zapamatovat, zůstanou s větší pravděpodobností v paměti.

◾ Napište si název setkání a předmět vaší schůzky, konference nebo prezentace. Připište si také datum konání tohoto setkání.

◾ Uveďte kontext svých poznámek, abyste pochopili účel toho, co jste si zapsali, až se k dané poznámce vrátíte.

◾ Pro snadnou orientaci používejte formátovací nástroje, jako jsou čísla, odsazení a pomlčky. Pište čitelně. Pro dané okruhy nebo témata můžete zvolit i barevné zvýraznění.

◾ Místo psaní celých vět napište pouze tolik informací, kolik budete potřebovat, až se vrátíte k poznámkám. Tímto způsobem můžete zachytit více informací a také ty nejdůležitější.

◾ Zvýrazněte nebo označte klíčové informace, jako jsou termíny, kontaktní informace nebo důležité pokyny. V případě potřeby přidejte do kalendáře klíčová data s notifikací.

◾ Vraťte se zpět k předchozím informacím. Tvorba poznámek může být také užitečná, když se potřebujete vrátit zpět ke konkrétním bodům, které byly zaznamenány již dříve.

◾ Vytvořte sdílený záznam konverzace. Pokud spolupracujete s jinou osobou nebo skupinou, můžete tvořit poznámky viditelné všem. Sdílení těchto poznámek se všemi účastníky může zvýšit pravděpodobnost, že se práce v důsledku konverzace pohne kupředu.

◾ Pokud prezentujete nebo se připravujete na pohovor, zvýrazněte klíčové části, abyste mohli rychle najít potřebné informace.

◾ Poznámky organizujte a hlavně uchovávejte. Pokud používáte digitální nástroje, zálohujte. Pokud preferujete poznámky ve fyzické podobě, raději vše zapisujte na jedno místo, např. do diáře nebo zápisníku, abyste hromadu vašich papírků nebo lepíků neztratili.