Ať už vás čeká běžná schůzka se zaměstnanci, kolegy nebo je před vámi obchodní jednání s partnery, vždy je důležité zaměřit se na koordinaci a plánování. Tím zajistíte, že jsou vaše meetingy produktivní a dosahují cílů stanovených každou zúčastněnou stranou. Co dalšího je důležité?

Meetingy jsou od toho, aby se ve firmě prodiskutoval proces práce, informovalo o změnách nebo aby měli všichni pracovníci aktuální informace o činnostech společnosti. Ať už debatujete o strategiích, konkrétním projektu, dílčích úkolech, lidech ve firmě, zákaznících nebo klientech, vždy je důležité, aby nikdo na poradě neměl pocit, že je to pro něj ztráta času. Každý meeting by tak měl mít konkrétní účel.

Pokud máte ve firmě nastavené každotýdenní ranní porady, na kterých zástupci daných odděleních informují ostatní pracovníky o změnách nebo posunech v jejich práci, může meeting zabrat klidně jen 15 minut a přesto může být efektivní. Není nic horšího než strávit půl dne v zasedačce, kde polovina zaměstnanců usíná a porada jim nic nepřináší. Jak tedy postupovat, aby vaše meetingy byly efektivní?

1. Plánujte a organizujte

Pokud chcete dát meetingům řád a produktivitu, zaměřte se na jejich koordinaci. Zvažte, kdy je nejvhodnější chvíle meeting naplánovat a ujistěte se, že všichni účastníci se budou moci zúčastnit. Pokud neznáte detailní harmonogram každého pracovníka, dejte jim možnost hlasovat o konkrétním termínu. Nezapomeňte je však upozornit o deadlinu tohoto hlasování. Ve chvíli, kdy koordinujete schůzku pro menší tým, můžete použít sdílený kalendář s nabídnutými dny a časy. Pokud plánujete poradu pro větší skupinu, zvažte použití automatického nástroje pro plánování, který pracovníkovi vygeneruje časové možnosti na základě synchronizace s jeho osobním kalendářem. 

Nepodceňujte ani výběr správného místa. Je důležité vybrat takové, které je pohodlné a snadno dostupné pro všechny účastníky. Pokud není možné uspořádat schůzku ve firmě a očekáváte, že někteří budou dojíždět, ujistěte se, že jste všechny dostatečně informovali, jak se na místo mohou dostavit a že je například k dispozici také parkování. Samozřejmě vždy vycházejte z toho, o jak formální nebo neformální jednání půjde a dle toho vybírejte lokalitu.

Bez ohledu na to, kde schůzku pořádáte, je však důležité zajistit, aby místo mělo vhodný prostor pro pohodlné usazení všech účastníků a aby vyhovovalo technologickým potřebám, zejména pokud plánujete prezentaci a potřebujete promítací plátno. Pokud pořádáte schůzku virtuálně, ujistěte se, že online zasedací místnost před schůzkou funguje a že nejsou žádné problémy s připojením. Umožněte také účastníkům si předem v aplikaci otestovat zvuk a obraz, aby i jejich připojení bylo bezproblémové.

2. Stanovte si cíle

Vždy pečlivě naplánujte, čeho se má schůzka týkat a jaký má mít výstup. Pokud během porady otevřete další témata k řešení, naplánujte další poradu, na které se budete věnovat této nové problematice. Vytvořením konkrétních cílů zajistíte celkový úspěch schůzky. 

3. Vytvořte program

Po nastavení cílů schůzky a posbírání podnětů od účastníků můžete začít vytvářet agendu. Ta je prospěšná také proto, že na nic nezapomenete a zabrání dřívějšímu ukončení nebo naopak protažení, protože diskutujete nerelevantní témata. Je proto důležité předem komunikovat se všemi účastníky schůzky, abyste případně program pozměnili, pokud vám někdo oznámí, že se nebude moci zúčastnit.

Jestliže víte, že se v rámci porady bude diskutovat více témat, ke kterým má co říct více lidí, vše naplánujte a informujte o programu všechny účastníky, aby si mohli připravit vlastní podněty nebo otázky k následné diskuzi. Můžete jim dát také prostor, aby se vyjádřili, zda jim v programu schůzky něco chybí a rovnou tento prvek zahrnout do programu.

Do programu nezapomeňte zahrnout také přestávky, pokud to délka meetingu vyžaduje. Ve chvíli, kdy plánujete celodenní setkání, nezapomeňte se zaměřit i na občerstvení. Zvažte vaše možnosti, jakým způsobem účastníkům jídlo a pití poskytnete. V takovém případě se ani nezapomeňte doptat na konkrétní alergie nebo dietní omezení.

Nikdy během plánování nezapomeňte na potřebné technologie. Pokud místo setkání nedisponuje konkrétními nástroji nebo softwarem, naplánujte si, jak zajistíte potřebné vybavení.

Pokud se jedná o opravdu důležitý meeting, ujistěte se, že má každý pracovník včas všechny potřebné materiály k jednání s ostatními. Přestože je připravenost na meeting primárně v kompetenci každého účastněného, vyhnete se tomu, že se něco nepodařilo realizovat z toho důvodu, že jste právě vy na něco zapomněli.

4. Odešlete upomínky 

Před samotným meetingem nezapomeňte všechny jeho účastníky informovat, kdy a kde se setkáte a jak dlouho schůzka potrvá. Můžete se jim připomenout e-mailem nebo hromadnou zprávou přes interní komunikační aplikace. Ideální je také všem předem zaslat pozvánku do sdíleného kalendáře. Máte tak jistotu, že se jim v harmonogramu neztratí, a navíc máte přehled, kdo vám pozvánku přijal a kdo ne.

Do upomínky můžete také zahrnout detailní informace o tom, co během meetingu mohou očekávat, kdo se ho zúčastní, jaké jsou případné požadavky na dresscode, pokud například pořádáte celofiremní meeting, nebo co si musí přinést. Pokud se cokoliv ze zásadních informací během příprav změní, nezapomeňte všechny zavčas informovat o aktualitách.

5. Připravte se

Kromě stanovených cílů byste si předem měli připravit obsah vašeho výkladu a zjistit si všechny potřebné informace, které jsou pro vaše sdělení důležité. Pokud například chcete kolegy informovat o postupu a vývoji nového projektu, měli byste kontaktovat důležité zástupce, kteří v projektu figurují, aby vás informovali. Požádejte proto pracovníky před schůzí, aby vám do určitého termínu informace poskytli. V rámci schůzky jim pak můžete dát prostor, aby váš výklad doplnili o konkrétnější data.

Pokud v rámci porady využíváte k výkladu prezentaci, přečtěte si náš článek s pěti tipy, díky kterým zanecháte dojem.

6. Dostavte se včas

Pokud plánujete schůzku osobně, je důležité dorazit dříve než účastníci. Vše si tak můžete v klidu připravit. Snažte se, aby byl prostor nachystaný, jak potřebujete, a působil přívětivě a dodal účastníkům produktivnější náladu. 

7. Buďte sebevědomí

Váš sebevědomý projev by měl být důležitou součástí celého meetingu. Nezapomeňte, že si účastníci přišli poslechnout všechna vaše sdělení. Měli byste být schopni je zaujmout a neměli jim dát žádnou záminku k tomu nachytat vás nepřipravené.

Ať už je před vámi zcela první porada, nebo je to činnost, kterou řešíte několikrát týdně, být v jejím vedení nemusí být taková věda. Snažte se být jedním z ostatních, vyhněte se povýšenému chování a nebuďte příliš autoritativní. Vy i vaši kolegové, nadřízení i podřízení pracujete v jedné firmě. Vašim cílem by měla být ta samá věc. 

V rámci meetingu je vždy dobré účastníky pravidelně zapojovat, abyste nepřicházeli o jejich pozornost. Můžete se jich ptát na konkrétní otázky, nebo nechat prostor pro otevřenou diskuzi. Na závěr můžete využít příležitosti k tomu všechny zúčastněné namotivovat. 

8. Dejte prostor k diskuzi

Ujistěte se, že během schůzky vyhrazujete účastníkům čas a prostor se ptát, navrhovat diskutovaná témata nebo relevantní podněty pro zamyšlení na další meeting. Je také důležité, aby všichni dostali příležitost vznést připomínky nebo návrhy. Snažte se každému věnovat přiměřené množství času. Všichni účastníci by měli mít pocit, že je posloucháte a přemýšlíte o tom, co říkají a navrhují. Díky tomu pak budou vědět, že na tom, co s vámi sdílí, záleží a že svojí přítomností a názory mají možnost se podílet na chodu firmy.

Pokud na schůzce není dostatek času na komentáře, můžete účastníkům nabídnout možnost vyplnit online formulář nebo zanechat své komentáře a náměty v e-mailu. Pokud volíte raději osobnější cestu, sdělte jim své časové možnosti a domluvte si s nimi soukromou schůzku.

9. Pořiďte zápis

Mnoho účastníků si možná během vašeho meetingu bude dělat poznámky, ale většinou to budou body, které každý člověk subjektivně považuje za důležité. V rámci online schůzky si můžete nastavit nahrávání a po ukončení budete mít k dispozici celou videonahrávku. Vždy je však důležité, aby z meetingu vzešel souhrnný zápis, ke kterému může mít kdokoliv přístup a jsou tak k dispozici všechna probíraná témata. Pozvěte proto na meeting dalšího pracovníka, který zaujme místo zapisovatele. Výsledný zápis pak všem zašlete s poděkováním za jejich účast.

Příprava, organizace i plánování jsou nedílnou součástí úspěšné porady. Díky pravidelným meetingům umožníte účastníkům lépe spolupracovat, činit důležitá rozhodnutí, sdělovat aktualizace o stavu důležitého projektu a vytvářet prostor pro nové nápady a řešit důležité výzvy. Dejte si na jejich přípravě záležet. Možná pak vaše firma bude mezi těmi, která se na porady těší a nepovažuje každou schůzku pouze za nutné zlo.