Efektivní time management vám pomůže zvýšit vaši produktivitu a zajistit, aby vaše práce byla správně rozplánovaná, a to ideálně podle nejvyšších priorit. Ovládání time managementu je nezbytnou dovedností, kterou je třeba v moderní rychlé době maximálně rozvíjet. Existují různé strategie, které k tomu můžete použít. Pojďme se na ně podívat.

Co je to time management?

Time management je proces, který využíváme k maximalizaci produktivity ve svém pracovním životě. Díky stanovení cílů, organizaci pracovního prostoru a plánování, jak rozdělit svůj čas do smysluplných bloků, směřujeme ke snížení stresu a zvýšení výkonu. S dobrým time managementem je spojeno mnoho výhod a je to vysoce ceněná dovednost na pracovišti. Lidé s touto dovedností totiž maximalizují kvantitu i kvalitu dokončené práce, chápou, jak upřednostňovat úkoly, vyhýbají se prokrastinaci a zároveň si dokáží užívat rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem. Všechny tyto schopnosti pak vedou k vyšší kvalitě práce a šťastnějším zaměstnancům.

Výhody time managementu

S dobrým time managementem je spojeno mnoho dalších výhod. Například:

◾ máte více času na jednotlivé úkoly

◾ jste schopni dosahovat stanovených cílů

◾ naskytnou se vám větší možnosti kariérního růstu

◾ máte více času na jednotlivé úkoly

◾ přináší lepší kvalitu života s více volným časem

Tipy pro dobrý time management

Naučit se efektivně řídit svůj čas je dlouhodobý proces. Proto pro vás máme hned několik tipů, jak tuto cennou dovednost rozvíjet.

Analyzujte svůj čas

Začněte sledovat kolik času trávíte na konkrétních úkolech. To vám zásadně pomůže si naplánovat rozvrh. Budete mít větší představu o tom, co vše jste za jediný den schopni zvládnout, co je potřeba rozvrhnout si do jiného dne a kolik prostoru vám naopak v kalendáři ještě zbývá, abyste se mohli věnovat i sami sobě nebo svým blízkým. 

Uchovávejte si také seznam úkolů a projektů, které jste dokončili, s poznámkami o tom, kolik času trvalo jejich dokončení. Vaše úspěchy udrží vaši mysl v pozitivním naladění a tyto údaje vám v budoucnu pomohou plánovat další projekty.

Stanovte si časové limity pro každý ze svých úkolů

Je dobré u každého úkolu zahrnout určitou časovou rezervu pro případ, že bude trvat déle, než odhadujete. Pomůže vám to udržet pozornost a zabráníte tak prokrastinaci. Navíc pak můžete mít z hotové práce lepší pocit, že jste ji stihli dříve, a máte tak více volného času na relaxaci.

Napište si seznam menších úkolů

Když máte před sebou nějaký větší úkol nebo projekt, můžete postupně zjišťovat, že k jeho dokončení budete muset udělat několik dílčích úkolů. Pokud si tyto činnosti stanovíte jako konkrétní milníky a rozdělíte je postupně do jednotlivých menších kroků, budete mít lepší přehled o tom, co jste dokončili a jaký pokrok jste udělali. Zároveň i jasně uvidíte, co vše vás ještě čeká.

Svůj týdenní plán dělejte předem

Pokud si před začátkem pracovního týdne uděláte čas na vytvoření plánu, pomůže vám to soustředit se a ujasnit si, co vás čeká. Pamatujte, že váš čas a energie se každým dnem mění a můžete toho dosáhnout více, pokud i tyto faktory do plánu zapracujete. Plánování vám pomůže zohlednit všechny nepředvídané události, které mohou nastat. Pokud se ale pokusíte zahrnout do svého plánu příliš mnoho aktivit, může to vést ke kontraproduktivitě. Do plánu nezapomeňte zahrnout také přestávky a odchod od stolu. Zůstanete tak motivovaní a uvolnění.

Nejprve udělejte nejdůležitější úkoly

Měli byste se snažit dokončit své nejnáročnější úkoly před čímkoliv jiným, abyste nemuseli strávit den starostmi o tom, že to nejhorší vás teprve čeká. Bude vás to totiž nutit tento úkol stále dokola odsouvat, což může vést k tomu špatnému - stresu, nedodržení deadlinu a mnohdy i k nekvalitnímu výsledku.

Delegujte, kdykoli je to možné

V závislosti na vaší situaci může být lepší využít čas tak, že najdete někoho dalšího, kdo vám s úkoly pomůže. Pokud ty menší nebo jednodušší můžete delegovat, zbyde vám více času na soustředění se na důležitější nebo komplikovanější povinnosti.

Zbavte se rušivých elementů

Když rozdělíte svou pozornost mezi dvě nebo více činností, nevyužíváte svůj čas efektivně. Když odstraníte rozptýlení a zaměříte se na jednu věc, budete mnohem produktivnější. Možná kvůli tomu budete muset změnit své pracovní prostředí, abyste se vyhnuli činnostem, které přitahují vaši pozornost jinam. Ale i to bude ve výsledku jen přínosem.

Uspořádejte si pracovní prostor

Je to frustrující a ztráta času, když nemůžete najít, co potřebujete. Ať už jsou to poznámky na papíře, které se do teď válely na vašem stole, ale najednou zmizely, nebo soubor v počítači. Dokonce vás to může stát i peníze, pokud potřebujete získat náhradu. V té chvíli se tedy určitě vyplatí investovat energii i čas do organizace vašeho pracovního místa a všeho dalšího, s čím pracujete. Abyste si tento pořádek udrželi dlouhodobě, vracejte vše na správné místo. Na konci každého pracovního dne si udělejte čas na to, abyste svoje pracovní místo uvedli do původního stavu a udrželi si pořádek i do dalšího dne.

Změňte svůj běžný rozvrh

Možná zjistíte, že můžete pracovat efektivněji, když změníte svůj denní rozvrh. Zkuste se probudit o 30 minut dříve. Třeba zjistíte, že získáte 90 minut navíc, protože si zkrátíte dobu cestování do práce nebo v kanceláři je méně kolegů a tím pádem méně rozptýlení. Popřemýšlejte také nad prací z domu. Cestování do práce nebo na schůzky může zabrat značnou část vašeho týdne. Zvažte, zda některé tyto činnosti nemůžete zvládnout z domova a domluvte se na změně se svými kolegy nebo klienty.

Používejte elektronický kalendář

Pro mnohé je fyzický diář nebo poznámky na papíře příjemnější. Elektronický kalendář je ale mnohem jednodušší. Snadněji si naplánujete schůzky, na které můžete přizvat i kolegy, nastavíte si upozornění, snadno můžete s poznámkami manipulovat a přepisovat je, bez problému můžete plánovat i několik měsíců dopředu a zvýraznit si všechny důležité události konkrétními barvami nebo nastavit jejich opakování. Jaké aplikace použít, abyste se lépe naučili hospodařit s časem, jsme doporučili v tomto článku.

Naučte se říkat “ne”

Pokud se vždy snažíte i v práci zavděčit všem, můžete skončit až se syndromem vyhořením. Při velkém náporu není možné pracovat tak efektivně, protože jste ve stresu a nemáte dostatek času udělat všechnu práci, kterou jste odkývali. Pokud víte, že už váš rozvrh nejde více nafouknout a zkrátka máte práce nad hlavu, musíte se naučit říkat lidem “ne”. Vysvětlete, že už zkrátka nemáte ve svém harmonogramu místo, ale můžete nabídnout pomoc později, pokud stále budou potřebovat.

Myslete na kvalitu, ne na kvantitu

Ujistěte se, že každý úkol, který uděláte, se počítá. Soustřeďte se na přinášení hodnoty každým úkolem a snažte se vyhnout přemýšlení o tom, kolik jste toho (ne)stihli. Pokud chcete být co nejproduktivnější, soustřeďte se vždy na jeden úkol a vyhněte se multitaskingu.

Zvýšit produktivitu a kvalitu práce můžete ale i během čekání na schůzku nebo při cestě do práce. Přečtěte si užitečnou knihu, poslechněte zajímavý podcast z vašeho obor nebo shromažďujte seznam nápadů na projekty.

Proč se tím zabývat?

Time management je dovednost, která může zlepšit mnoho aspektů vašeho pracovního života. Může vám pomoci být efektivnější tím, že vám umožní dokončit více úkolů za kratší dobu. I když může být zpočátku náročné naše uvedené postupy implementovat, čím více na tom budete pracovat, tím snazší to bude a tím více toho každý den zvládnete. Zlepšení vašich dovedností v oblasti time managementu může mít významný dopad jak na kvalitu vaší práce, tak na vaši pracovní spokojenost. Zároveň budete více v klidu až budete z práce doma a nebudete se muset zabývat plány na další dny. 

Své dovednosti time managementu můžete následně zvýraznit ve svém životopise. Pokud víte, že vámi vybraná pozice bude vyžadovat specifické dovednosti organizace času, můžete zmínit např. vytváření a dodržování termínů, stanovení a dosažení cílů, strategické plánování, koordinaci akcí, řízení týmu nebo multi-tasking. V dnešní uspěchané době jsou to velice vážené schopnosti, které firma u kandidátů jistě ocení.