Odchod ze zaměstnání nemusí vždy nutně doprovázet křivdy, negativní atmosféru na pracovišti nebo neochotu proplatit, na co máte jako zaměstnanec nárok. Vy i zaměstnavatel byste měli být schopni udržet pozitivní vztah a dokončit všechny činnosti tak, aby váš odchod nenarušil chod společnosti. Přesně k tomu slouží offboarding. Pojďme se podívat, proč je důležitý a jak může probíhat.

Co je to offboarding?

Offboarding je proces, kterým prochází obě smluvní strany v zaměstnání – zaměstnanec i zaměstnavatel. Správný proces offboardingu pomáhá společnosti udržet pozitivní vztahy s bývalými zaměstnanci a vytváří hladký průběh mezi obdobím odchodu zaměstnance a příchodem nového.

Offboarding často provádí oddělení personalistiky právě ve chvíli, kdy zaměstnanec opouští společnost. Procesy se mohou lišit v závislosti na okolnostech odchodu. U zaměstnance odcházejícího do důchodu se může lišit od procesu, kdy člověk podal výpověď a odchází pracovat do jiné firmy. Společnosti mohou mít také odlišné procesy pro zaměstnance, kteří například odcházejí z důvodu restrukturalizace.

Zaměstnanci často opouštějí firmy za dobrých podmínek a zůstávají důležitým článkem týmu až do dne odchodu. Odcházející zaměstnanec se tak může podělit o vhled do společnosti, poskytnout pomoc novému zaměstnanci, dokončit projekty a obecně zajistit hladký přechod mezi pracovníky.

Pozitivní offboarding může také vytvořit možnost, že se odcházející zaměstnanec může v budoucnu vrátit do společnosti. Někdy lidé odejdou do jiné firmy a zjistí, že byli ve své předchozí práci šťastnější. Jindy může mít společnost otevřenou vyšší pozici a zaměstnanec, který odešel, se může vrátit na novou pozici. Dobrá zkušenost s offboardingem může pomoci kultivovat pozitivní a trvalý vztah s bývalými zaměstnanci.

Proces offboardingu může zahrnovat několik kroků:

Komunikace

Když zaměstnanec odchází, měla by společnost sdělit změnu všem zainteresovaným stranám. Mnoho lidí se totiž před odchodem z firmy rádo rozloučí se svými spolupracovníky. Pokud ostatní zaměstnanci vědí, že někdo odchází, může to také pomoci s přechodem. Pokud ovšem firma se zaměstnanci tuto skutečnost nekomunikuje, mohou to někteří další pracovníci brát negativně, což může vést až k výpovědím.

Pokud se odcházející zaměstnanec podílí na běžícím projektu, je důležité, aby vedoucí týmu věděl, že zaměstnanec odchází, aby mohl najít někoho, kdo tuto roli zastane. HR může také pomoci komunikovat změnu, vytvořit plán obsazení pozice a pomoci manažerům orientovat se při těchto změnách.

Odevzdání všeho potřebného

HR oddělení by si mělo připravit všechny požadavky na dokumenty, které je nutné doložit, například výpověď z pracovního poměru podepsanou oběma stranami, a zároveň vám poskytnout všechny potřebné dokumenty, které budete potřebovat vy – proplacení neuhrazených výdajů, zápočtový list ze zaměstnání, výpočet dovolené nebo nemocenské, nárok na odstupné a podobně. 

Pokud k práci využíváte firemní majetek, budete požádáni, abyste vše vrátili. K tomu může sloužit seznam, které by si personalistika měla vést ve chvíli, kdy vám vybavení při nástupu zapůjčila. Taktéž byste si měli odnést veškeré osobní věci z kanceláře.

Zároveň může zaměstnavatel vyžadovat, abyste aktualizovali počítačové nebo bezpečnostní systémy, do kterých máte přístup nebo které spravujete a bude je po vás používat další zaměstnanec.

Sdílení znalostí

Offboarding může usnadnit přenos znalostí od odcházejícího zaměstnance tomu novému, případně jiné kompetentní osobě. Může také pomoci těm, kteří zastávají pozici v mezidobí, než nastoupí nový pracovník. Jednou z možností, jak sdílet své každodenní povinnosti, je tzv. stínování. Nový zaměstnanec je tak neustále po vašem boku a snaží se načerpat všechny potřebné informace, které ke svojí práci potřebuje. Další možností je komunikovat s manažerem a předat mu veškeré informace o probíhajících projektech nebo klientech, které máte na starosti. V obou případech nezapomeňte na všechny nadcházející schůzky, kterých jste měli naplánované a co konkrétně se na nich mělo diskutovat. Můžete také navrhnout, jaká školení by mohla být pro nového zaměstnance užitečná. 

Výstupní pohovor

Výstupní pohovor je obecně posledním krokem offboardingu. Pro firmu se jedná o příležitost získat cennou zpětnou vazbu od odcházejícího zaměstnance. Slouží k tomu, aby firma získala návrhy na zlepšení a také skutečné důvody odchodu. Zde jsou některé typické otázky, které mohou zaznít v případě výpovědi zaměstnance:

◼ Byli jste spokojeni s firemní kulturou?

◼ Byly vám poskytnuty zdroje nebo nástroje potřebné k úspěšnému dokončení vaší práce?

◼ Byla očekávání od vaší práce jasná?

◼ Splnila pozice vaše očekávání?

◼ Měli jste prostor pro pravidelný feedback na vaši práci?

◼ Jak byste ohodnotil svého manažera?

◼ Byli jste spokojeni se zpětnou vazbou od manažera?

◼ Změnili byste něco na organizaci firmy? Co konkrétně?

Pár tipů pro kvalitní offboarding ve firmách:

◼ Respektujte lidi. Při provádění procesu offboardingu je důležité zachovat vysoký stupeň profesionality a dávat všem odcházejícím zaměstnancům respekt, který si zaslouží. Jedině to může vést k hladkému přechodu a poctivé výměně informací.

◼ Zůstaňte pozitivní. Pokud zaměstnanec odchází za jinou příležitostí, snažte se zůstat pozitivní během celého procesu a snažte se ho podpořit. V budoucnu může zvážit, že se jednoho dne vrátí, nebo pro vás může mít dobré doporučení, aby obsadil své původní místo. V obou případech jde i o vaši reputaci, kterou byste si měli držet až do konce v pozitivním světle.

◼ Naslouchejte. Přijměte rezignaci vašeho zaměstnance a poskytněte jim pomoc s jejich posledními týdny zaměstnání. Buďte empatičtí a snažte se pochopit jeho důvody. Zaměřte se na to, jak můžete v jeho odchodu pomoct. 

◼ Změňte přístupy. Přístup zaměstnanců k citlivým datům, účtům a systémům by měl pravděpodobně skončit posledním dnem zaměstnance ve firmě. Nezapomeňte, aby vám pracovník odevzdal vstupní kartu nebo klíče od všeho, kam měl přístup. Tento krok by měl zahrnovat také komunikaci s IT týmem a uzavřít všechny e-mailové účty nebo aktualizaci hesel.

◼ Připravte se podat reference. Existuje možnost, že váš bývalý zaměstnanec může poskytnout vaše jméno a kontaktní údaje, které budou sloužit jako doporučení pro budoucí zaměstnání. Proto je důležité vést si dlouhodobě důkladně všechny záznamy o pracovnících, což vám umožní okamžitě a přesně reagovat na dotazy o detailech jejich práce. 

Zatímco HR pomáhá s administrativní částí odchodu, určuje cíle a rámec pro offboarding, v konečném důsledku je to manažer, kdo odpovídá za blaho odcházejícího zaměstnance i svého týmu do budoucna. Vhodným nástrojem pro kvalitní proces offboardingu může být pravidelné pořádání školení, jak pracovat s odcházejícími zaměstnanci, aby se vždy na obou stranách jednalo o hladký průběh.