Špatná nebo nedostatečná zpětná vazba ze strany nadřízených je v 60 % případů příčinou klesajícího pracovního výkonu. Zaměstnanci by měli mít pocit, že práce, kterou vykonávají, není nikomu ukradená, a naopak by měli dostat takovou zpětnou vazbu, která je pro ně přínosná.

Pokud je tedy zpětná vazba konstruktivní a efektivní, může být užitečná k vašemu posunu i růstu společnosti. Pojďme se podívat na to, jak efektivní zpětná vazba vypadá, jak ji dávat, jak ji přijímat a jaká jsou její pravidla.

Co je efektivní zpětná vazba?

Jedná se o způsob, kterým vyjadřujeme pozitivní, negativní, ale i neutrální názor na činnost druhého člověka. Pro příjemce by se vždy mělo jednat o užitečný vhled a návrh, který by měl vést k požadovaným výsledkům. Pokud chcete poskytovat účinnou zpětnou vazbu, měli byste se vždy snažit podporovat, povzbuzovat a být konkrétní, abyste podpořili zlepšení tam, kde je potřeba.

Zpětná vazba na pracovišti

Poskytování a přijímání zpětné vazby na pracovišti je důležité pro změnu chování, zlepšení produktivity i hodnocení výkonu. Zaměstnanci a jejich manažeři potřebují vědět, co dělají dobře, a naopak v jakých oblastech by se mohli zlepšit nebo co by mohli změnit. Cílem je vyzvat sebe i své kolegy, aby svůj výkon posunuli na vyšší úroveň. 

Zpětná vazba navíc pomáhá lidem cítit se užitečně a připomíná jím, že na jejich práci záleží a zaměstnavatel ji oceňuje. Díky tomu se mohou zaměstnanci mnohem raději na pracovišti zapojovat, jelikož ví, že po jejích výkonu bude následovat zhodnocení, se kterým se mohou opět posunout.

Jak poskytovat zpětnou vazbu na pracovišti?

Vědět, jak poskytovat účinnou zpětnou vazbu, je na pracovišti klíčovou dovedností. Jak na ni?

Definujte účel. Aby zpětná vazba zůstala pozitivní a konstruktivní, pomáhá mít dobrý důvod k jejímu poskytování. Definujte si, čeho chcete dosáhnout a jaké konkrétní aspekty chcete u zaměstnanců podpořit a sledovat.

Zaměřte se na chování. Zpětná vazba by se měla zaměřit na chování, a ne na to, jak někdo vypadá, jak smýšlí, kdo je nebo čemu věří. Je důležité vyhýbat se komentářům namířeným na osobnost, inteligenci nebo jiné osobní identifikátory a místo toho udržovat konverzaci zaměřenou na situaci, která vyžaduje zlepšení.

Zaměřte se na to, jak chování ovlivnilo vás. Důležité je řešit pouze to, jak se cítíte vy nebo co se vám líbí nebo nelíbí. Nemluvte za ostatní nebo o svém názoru na to, jaké mohly být záměry jiných. Můžete například dané osobě sdělit, že když něco udělal nebo řekl, vyvolalo to ve vás určitý pocit.

Pokládejte otázky. Zahájením konverzace otázkami dáte prostor druhé osobě k diskuzi. Kladení otázek vám také dává příležitost posoudit jejich chápání situace a vyslechnout si jejich názor.

Buďte konkrétní. Použití konkrétních a podrobných příkladů pomáhá druhé osobě jasně pochopit, jaká je situace a jaké chování musí změnit. Když jste konkrétní, konverzace se tak zaměřuje na přesně daný problém nebo situaci, kterou je třeba řešit.

Zvolte správný čas. Zpětná vazba je nejužitečnější, když ji poskytnete co nejdříve. Řešení problémů dříve nabízí transparentnost a dává příležitost okamžitě zavést nezbytná opatření ke zlepšení. Včasná pochvala navíc posiluje pozitivní výkon. Pozor však na silné emoce. Bezprostředně po špatném chování není nejvhodnější doba pro diskuzi ani zpětnou vazbu. Nejlepší je proto počkat na chvíli, kdy jsou obě strany otevřenější a ve správném emocionálním stavu, aby zpětná vazba mohla být poskytnuta konstruktivně a především nápomocně. 

Jak získat zpětnou vazbu na pracovišti?

Naučit se přijímat zpětnou vazbu je pro další růst stejně důležité jako ji poskytovat. Je to dovednost, kterou můžete rozvíjet praxí. Jak na to?

Žádejte. Pokud požádáte o zpětnou vazbu, eliminuje to překvapení, když ji obdržíte. Můžete být tak otevřenější k radám, jak se zlepšit. Pokládejte otevřené otázky těm, kterým důvěřujete a kteří mohou přesně vyhodnotit váš pracovní výkon. Někdy může být vhodné požádat o zpětnou vazbu na začátku nového zaměstnání a poté, co dokončíte projekt, přednesete prezentaci nebo se zúčastníte důležité schůzky.

Buďte vnímaví. Snažte se využívat všechny formy zpětné vazby pozitivně. Přemýšlejte o způsobech, jak změnit své chování, které by mohly vést k lepším výsledkům. Pokud si nejste jisti, jak uspět nebo se zlepšit, požádejte o konkrétní návrhy relevantní osobu.

Dejte si čas na zpracování. Než budete moci vykonat potřebné změny, možná budete potřebovat nějaký čas na přemýšlení o tom, co jste slyšeli. Pokuste se pozorně naslouchat poskytnuté zpětné vazbě a důkladně ji zpracujte. Na základě toho si pak můžete vytvořit cíle, což je užitečné pro sledování vašeho pokroku a celkového zlepšení. 

Buďte ochotni růst. Považujte zpětnou vazbu spíše za příležitost k růstu než za kritiku vašeho současného výkonu. Růst vám pomáhá zlepšovat se, postupovat a dosahovat cílů.

Uvědomte si své chyby. Úspěch také znamená poučit se ze svých nezdarů. Uznejte, že jste udělali chybu, odpusťte si a pokuste se zkusit dělat věci jinak.

Buďte vděční. Poděkujte osobě, která vám poskytla zpětnou vazbu. Dáte tak najevo, že posloucháte, vnímáte, rozumíte a přijímáte to, co vám právě bylo sděleno. V případě potřeby se pokuste sdílet své nápady na zlepšení, abyste druhého ujistili, že skutečně plánujete zvážit jeho rady a pracovat na změnách. Vyjádříte tím tak zájem a v budoucnu se nikdo nebude obávat vám zpětnou vazbu poskytnout.

Příklady konstruktivní zpětné vazby

Pro poskytování zpětné vazby existuje metoda zvaná Rosenbergova nenásilná komunikace, která zahrnuje tyto čtyři kroky:

Pozorování a popis. Sdělte, co jste zaznamenali, co se stalo, co příjemce zpětné vazby udělal. Používejte popisný jazyk a konkrétní situaci. Nehodnoťte druhou osobu.

Pocity. Sdělte, co v souvislosti s danou situací prožíváte. Vše popište slovy, nikoli tónem, výrazem nebo ironií. Použít můžete klíčová slova jako mrzí mě, je mi líto, mám obavy z, mám strach z, těší mě, potěšilo mě, jsem z toho nervózní a podobně.

Potřeby. Vysvětlení potřeby a důvodu, proč to říkáte, proč na tom záleží a jaký máte záměr – co je potřeba zachovat nebo změnit. Dále tím vysvětlíte, jaký pozitivní nebo negativní dopad to může mít pro zákazníka, společnost, oddělení, kolegy, vás i samotného příjemce zpětné vazby.

Požadavky/prosby. Požadavky by měly být jasné a obsahovat konkrétní výstupy. Opět buďte vždy konkrétní a každý krok adresujte přímo člověku, kterému zpětnou vazbu poskytujete. Používejte tedy věty jako: „Potřebuji, abys…“, „Chci tě požádat, abys…“, „Pro příště potřebuji, abys…“. Při pokynu buďte jasní. Můžete například zmínit: „V minulosti jsme se jasně dohodli, že…“, „Je to opakovaná situace. Z povinnosti jasně vyplývá, že…“ nebo „Příště, až taková situace nastane, dej mi obratem vědět.“

Závěrečným krokem může být také potvrzení. Tím si ověříte, že příjemce pochopil, na čem jste se dohodli. Oboustranně si tak potvrdíte všechna opatření do budoucna. Příjemce má jasno v tom, jaký postup příště vykonat nebo změnit a jakým způsobem. Zároveň chápe, proč je to důležité. Ztvrdit si to můžete například větou: „Můžu počítat s tím, že do příště…“ nebo „Můžeme se takto domluvit?“

Smyslem této metody je jasně vyjádřit, co potřebujete vyřešit, aniž byste obviňovali nebo kritizovali. Díky ní můžete také empaticky přijímat informace, aniž byste slyšeli vinu nebo kritiku. 

Struktura konstruktivní zpětné vazby

Při poskytování feedbacku postupujte následovně:

1. Jak to vidí příjemce. Sdělte konkrétní činnosti nebo situace, které se povedly i nepovedly a proč. Dejte najevo, jak se kvůli tomu cítíte.

2. Jak to vidí poskytovatel. Prostor pro sdělení, co se povedlo nebo nepovedlo, co by rád u příjemce zlepšil a jak mu může příjemce pomoci.

3. Dialog a dohoda. Chvíle pro propojení obou pohledů. Na čem se obě strany shodly, co vidí odlišně a jak lze dosáhnout shody. Důležité je se v tento moment také zaměřit na to, co si obě strany odnáší do budoucna.

4. Orientace na budoucnost. Stanovte si cíle do dalšího období. Jaké budou další kroky a co každý udělá a do kdy? Závěr diskuze by měl směřovat ke konkrétnímu výstupu a všichni by měli jasně vědět, co se od nich očekává.

Ocenění i konstruktivní kritika přináší zdroje informací pro sebereflexi, která je velmi důležitá pro pracovní i osobní rozvoj. Při poskytování zpětné vazby je důležité odstranit bariéry, a to jak na straně poskytovatele, tak příjemce. Zbavte se proto pocitů neochoty naslouchat i řešit problémy, obav, nezájmu, zkresleného pohledu nebo informací, citlivosti na kritiku a negativa nebo pocitů nedostatečnosti. Zároveň si dávejte pozor na tzv. komunikační fauly, které ve většině případů zahrnují zobecňování (např. „Takhle to dopadne vždycky.“ Nebo „Nikdy si nevzpomeneš.“) a znevažování (např. „To přece není pravda.“ nebo „To vykládej někomu jinému.“).

Vždy ale usilujte o vyrovnanost a přiměřené dávkování. Nikdy druhého člověka nezahlcujte, nepřináší to efekt. Vždy se proto vyjadřujte konkrétně, a především nehodnoťte osobu jako takovou, ale pouze její činy. Dejte druhému najevo, že je v jeho silách své chování ovlivnit. Pokud budete tyto základní pravidla poskytování zpětné vazby dodržovat, dáte tak maximální prostor k růstu vás i vaší společnosti.